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标题: 哈佛商学院：收发E－mail十准则 [打印本页]

作者: pathway 时间: 2005-3-6 12:36 标题: 哈佛商学院：收发E－mail十准则

哈佛商学院在电信史上第一次堤出了“收发E－mail十准则”。而这个准则案例由全球领先的电子商务交易平台--全球采购网站 123trading.com 经过多家客户的调查而撰写的报告! 太对了，是该为网络空间制订一些规则了：为了让你有一个全面的了解，我们来向你介绍123trading.com他们制订的在编写和使用E－mail时的准则。

1、及时删除

“检查所有E－mail的标题，将过时的E－mail或是垃圾邮件及时删除。”在信箱中堆积E－mail毫无意义，如果文件很大还会毫无必要地占用空间。就像清除无用的信函那样，将无用的E－mail也清除掉吧。

2、不加附件

“在企业界，许多人浪费许多精力和时间来与那些格式不兼容、毫无内容或是永远无法打开的附件作斗争。”最好的做法就是不到万不得已不要发附件。在接受附件时也千万小心，不要接受从陌生地址发来的附件，其中可能藏有病毒。

3、三思后行

“不要在你疲劳、紧张或愤怒的情况下发E－mail。这种状态下你很容易变得暴躁、易怒和挑剔。你可能需要很多时间来消除一时造成的损失。”要像对待信函或者电话一样对待你的E－mail，三思而行，等你自己平静下来以后再按下发送的按键。

4、绝非万能

“不要用E－mail来代替面对面的会见，特别是在你要批评一个人、辞退一个人或是表彰一个人的时候。”什么交流方式都比不上实实在在的面谈谈。记住，用E－mail与人沟通容易造成缺乏敬意的印象。

5、保留地址

“永远不要从你的通讯录中删除人名或者地址，很可能你什么时候就会再需要他们。”利用所有E－mail能够提供给你的资源，要学会使用所有的功能。

6、不加壁纸
　　
“许多公司部的网络禁止为E－mail加上华丽的壁纸，不要尝试违反这个规定。”壁纸不仅仅是被视为垃圾，而且也会使E－mail变得“体积庞大”，令人讨厌。特别那些内容空洞的E－mail。

7、不传留言
　
“不要用E－mail系统传播关于具体某人的留言蜚语。E－mail不仅仅是易于复制消息的工具，也可以成为法庭上的证据。”记住，使用E－mail很容易将这些留言传播到当事人的耳中。

8、郑重对待
　
“回复一封气愤或是侮辱性的E－mail是一个在错。”不要在E－mail中写下见不得人的语言，不然你会被看做是一个缺乏价值不值得敬重的人。

9、最后手段

“当你希望召集你的同事来开会时，首先考虑的方式是电话，然后是电话留言，最后才考虑E－mail。”个人会面比计算机之间的电子交流更为亲切。不要通过E－mail邀请朋友来共进晚餐或是通知同事召开会议。

10、学会谅解

“如果你希望安全完美地发送一个信息，请不要使用E－mail，去寻找其他的手段。”许多时候，E－mail系统就像是“邮件的百慕大三角区”，经常会莫名其妙地出现地址、打印甚至语法错误。最后的方法是在发送以前将E－mail打印出来仔细检查，谁都做不到十全十美。

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